La mise et le maintien en conformité du bâtiment et de ses installations techniques sont des exigences réglementaires.
Les évolutions réglementaires, l'usure normale du bâtiment et des équipements rendent illusoire l'idée d'être intégralement conforme.
La conformité doit donc faire l'objet d'une gestion continue basée sur une démarche solide et une culture du risk management.
Le risque induit par la non-conformité est un risque d'amplitude : une faible probabilité d'occurence des incidents ou accidents mais des conséquences qui peuvent être dramatiques.
Nous pilotons l’ensemble des obligations réglementaires de contrôle, d'entretien et de levée des réserves.
Ainsi nous donnons une vision globale et ultra-précise de l'état des opérations réglementaires.
Notre reporting continu (mensuel) se décline par portefeuille d'immeubles, par immeuble, par prestataire et apporte une information claire et indépendante.
Notre intervention de pilotage permet de dispatcher les actions entre mainteneurs et d'en effectuer le suivi individuel.
Nous mesurons ainsi la performance de chaque intervenant, performance pouvant être contractualisée notamment grâce à un systéme de bonus-malus que nous mettons en place.
Nous apportons ainsi la transparence et la précision valorisées par le propriétaire.
La gestion des exigences réglementaires est complexe
De multiples domaines techniques
Ascenseurs, électricité, sécurité incendie, portes automatiques, équipements sous pression, installations classées pour l'environnement, amiante, légionelle etc.
De multiples référentiels réglementaires
Code du Travail, Code de la Construction et de l'Habitation, Code de l'Environnement, arrêtés spécifiques ERP et IGH etc. ainsi que les exigences des assureurs (règles APSAD) et les exigences normatives.
Plusieurs intervenants
Bureaux de contrôle, exploitants et prestataires techniques.
Méthodologie et outils
Notre gestion de la conformité est assurée par un pilote -un chef de projet dédié- qui s'appuie sur nos procédures de travail.
Notre démarche est méthodique et homogène. D'un site à l'autre nous appliquons la même rigueur, les mêmes outils, la même approche.
Nos pilotes utilisent un outil informatique spécifique de type GMAO permettant de gérer l'ensemble des opérations.
Intranet et Extranet - Toute l'information en temps réel
Nos clients disposent d'un extranet leur permettant d'accéder en tout temps à toutes les informations: état des plannings, état des réserves, statistiques, rapports de contrôle, rapports d'entretien, PV de levée de réserve, nos rapports d'avancement etc.
Vos prestatataires disposent d'un extranet dédié et limité aux opérations et équipements qu'ils ont en charge.
L'information est donc partagée, en temps réel.
Nous pilotons l'ensemble des contrôles, des levées de réserves et de l'entretien réglementaire.
Nous coordonnons l'ensemble des opérations avec vos prestataires : exploitants, mainteneurs et bureaux de contrôle.
Un pilote est dédié à vos sites et est le moteur de la mise et du maintien en conformité.
Périmètre des exigences réglementaires et veille réglementaire
Nous établissons le périmètre des exigences réglementaires applicables à l'immeuble (ce périmètre peut être étendu à des opérations non exigées mais sécurisantes). Ce périmètre est alors validé avec le gestionnaire.
Les exigences réglementaires étant en permanente évolution, nous maintenons une veille réglementaire afin d'adapter, si besoin est, ce périmètre.
Planification et suivi
Chaque exigence est planifiée selon la périodicité réglementaire et l'intervenant responsable de sa réalisation est identifié.
Nous pilotons alors chaque exigence avec chaque responsable de manière individuelle.
Traçabilité et data-room
La réalisation des exigences est attestée par un rapport émis par l'intervenant (rapport de contrôle, rapport d'entretien, PV de levée de réserve)
Nous vérifions ces rapports afin de nous assurer de leur solidité juridique et nous les archivons afin de constituer la data-room réglementaire.
Analyse et plans d'action
En fonction des écarts de conformité que nous identifions, nous formulons des plans d'action et des recommandations qui facilitent les prises de décision par le gestionnaire.
Suivi des réserves
Chaque réserve émise est analysée et suivie : son historique (persistance, incohérence...), sa criticité.
Ce suivi en détail permet d'accéler la mise en conformité. Il nous permet aussi d'identifier d'éventuels défauts d'entretien.
Indicateurs, benchmarking et bonnes pratiques
Nous établissons des indicateurs-clef qui permettent de mesurer l'évolution de l'état de conformité et d'identifier les domaines critiques.
Dans le cas de portefeuilles de plusieurs sites, ces indicateurs servent de benchmark et permettent d'extraire des bonnes pratiques qui pourront être diffusées.
Reporting continu
Nous établissons périodiquement un rapport d'état de conformité adapté aux besoins du gestionnaire :
- Rapport par portefeuille de plusieurs immeubles
- Rapport par immeuble
- Rapport par intervenant
Ce reporting "à l'échelle" apporte au gestionnaire une vision globale et synthétique.
Il sert à la prise des décisions d'ordre ponctuel ou aux décisions long-terme.
Il permet de démontrer au propriétaire la maîtrise des exigences réglementaires.
