CASE STUDY

Case study #1
Clinique privée de 45'000 m2
La maintenance des équipements est effectuée en grande partie par le service technique de la clinique. Quatre mainteneurs sont mandatés pour le système de sécurité incendie, les moyens de secours, les installations thermiques, les ascenseurs, le courant fort.

Les besoins fondamentaux de la direction technique de la clinique :

- Le suivi rigoureux des rapports de contrôle et des levées des réserves.
- Un reporting en temps réel sur l'état de conformité.
- Des indicateurs de niveau de risque.
- Une assistance à la préparation de chaque commission de sécurité.

ETAPE 1
	Collecte de l'ensemble des rapports de contrôles
	Analyse du périmètre réglementaire
	Identification des contrôles réglementaires non effectués
	Recommandations Effectuer un contrôle annuel des moyens de secours (non obligatoire, mais pertinent!)

ETAPE 2
	Allouer les réserves à lever à chaque mainteneur.
	Prise de contact avec les mainteneurs pour leur expliquer notre modus-operandi.
	Envoi à chaque mainteneur des PV de levée de réserves "vierges"

EN CONTINU
	Notre pilote effectue, en continu, le suivi des plannings, les memos, les relances.
	Après chaque contrôle, nous diffusons sous 24h le rapport aux mainteneurs impliqués, avec notre analyse.
	Nous restons en permanence en contact avec les mainteneurs pour obtenir les PV de levée des réserves.
	Nous établissons un reporting mensuel de l'état de conformité.

La direction technique de la clinique nous délègue le micro-management de diffusion et de collecte d'information avec les mainteneurs. Nous effectuons un suivi en temps réel de l'état de conformité et des risques pour alerter le cas échéant la direction.
La conformité de cette clinique n'est plus une "problématique" ni une "zone floue" : c'est un projet géré, avec ses objectifs, ses priorités, et ses indicateurs d'avancement.

ETAPE 1
	Collecte de l'ensemble des rapports de contrôles
	Analyse du périmètre réglementaire
	Identification des contrôles réglementaires non effectués
	Recommandations Effectuer un contrôle annuel des moyens de secours (non obligatoire, mais pertinent!)

ETAPE 2
	Allouer les réserves à lever à chaque mainteneur.
	Prise de contact avec les mainteneurs pour leur expliquer notre modus-operandi.
	Envoi à chaque mainteneur des PV de levée de réserves "vierges"

EN CONTINU
	Notre pilote effectue, en continu, le suivi des plannings, les memos, les relances.
	Après chaque contrôle, nous diffusons sous 24h le rapport aux mainteneurs impliqués, avec notre analyse.
	Nous restons en permanence en contact avec les mainteneurs pour obtenir les PV de levée des réserves.
	Nous établissons un reporting mensuel de l'état de conformité.

Case study #2
12 immeubles de bureaux d'un gestionnaire technique
Sur ce patrimoine de 12 immeubles la maintenance des équipements est effectuée par 7 sociétés différentes et avec une vingtaine d’interlocuteurs.

Cette multitude d’interlocuteurs rend le suivi de la conformité compliqué et chronophage : le gestionnaire technique doit planifier les nombreux contrôles, s’assurer de leur bonne execution, puis récupérer les rapports et enfin les diffuser à chaque mainteneur.
Le suivi des levées de réserves est effectué semestriellement en demandant à chaque mainteneur un rapport d’avancement. Il n'y a donc pas de vision en temps réel.

Lors des changements de mainteneur, la problématique de continuité se pose : il faut pouvoir informer le nouvel entrant des derniers contrôles effectués et des réserves déjà levées.

ETAPE 1
	Collecte de l'ensemble des rapports de contrôles sur chaque immeuble
	Analyse des périmètres réglementaires
	Identification des contrôles réglementaires non effectués
	Recommandations spécifiques sur chaque immeuble (contrôles superflus, contrôles manquants)

ETAPE 2
	Allouer les réserves à lever à chaque mainteneur.
	Synthèse par mainteneur des réserves à lever, de leurs criticités et de leurs durées de vie.
	Identification des priorités d'action par immeuble, par type d'équipement, par mainteneur.
	Prise de contact avec les mainteneurs pour leur expliquer notre modus-operandi
	Envoi à chaque mainteneur des PV de levée de réserves "vierges"

EN CONTINU
	Notre pilote effectue, en continu, le suivi des plannings, les memos, les relances.
	Après chaque contrôle, nous diffusons sous 24h le rapport aux mainteneurs impliqués, avec notre analyse.
	Nous restons en permanence en contact avec les mainteneurs pour obtenir les PV de levée des réserves.
	Nous établissons un reporting mensuel de l'état de conformité.
	Lorsque la levée des réserves s'éternise malgré nos relances, nous informons le building-manager qui peut alors prendre les mesures adéquates.
	Tous les rapports de contrôles et les PV de levée des réserves sont archivés centralement, par immeuble, rendant leur consultation très aisée, tant pour le building-manager que pour les mainteneurs.

Le building manager nous a délégué le micro-management chronophage. Il peut enfin consacrer plus de temps à des actions à plus haute valeur ajoutée (relation avec les locataires, analyse des devis).
Le building-manager dispose d'une vision globale en temps réel de l'état de conformité de son patrimoine. Grâce à nos Key Performance Indicators et à nos benchmarks il identifie immédiatement les actions prioritaires à mener, que ce soit par immeuble, par mainteneur ou par type d'équipement.

ETAPE 1
	Collecte de l'ensemble des rapports de contrôles sur chaque immeuble
	Analyse des périmètres réglementaires
	Identification des contrôles réglementaires non effectués
	Recommandations spécifiques sur chaque immeuble (contrôles superflus, contrôles manquants)

ETAPE 2
	Allouer les réserves à lever à chaque mainteneur
	Synthèse par mainteneur des réserves à lever, de leurs criticités et de leurs durées de vie
	Identification des priorités d'action par immeuble, par type d'équipement, par mainteneur
	Prise de contact avec les mainteneurs pour leur expliquer notre modus-operandi
	Envoi à chaque mainteneur des PV de levée de réserves "vierges"

EN CONTINU
	Notre pilote effectue, en continu, le suivi des plannings, les memos, les relances
	Après chaque contrôle, nous diffusons sous 24h le rapport aux mainteneurs impliqués, avec notre analyse.
	Nous restons en permanence en contact avec les mainteneurs pour obtenir les PV de levée des réserves
	Nous établissons un reporting mensuel de l'état de conformité.
	Lorsque la levée des réserves s'éternise malgré nos relances, nous informons le building-manager qui peut alors prendre les mesures adéquates.
	Tous les rapports de contrôles et les PV de levée des réserves sont archivés centralement, par immeuble, rendant leur consultation très aisée, tant pour le building-manager que pour les mainteneurs.

" la piqûre de rappel "

Notre surnom chez un exploitant multitechnique.
Parce que nous n'oublions jamais les échéances.
Ils peuvent compter sur nous.

Enjeux de la conformité

Risk
Management

Planification
des opérations

Contrôles
réglementaires

Levées
des réserves

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de sécurité

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